共享辦公室商機遍地,但該如何掌握?:從製造業角度看創新#4/程天縱

科技進步加上網路普及,使得許多開發中國家在基礎建設上得以「彎道超車」;而這種進步的速度,也迫使已開發國家的企業必須提早進行全球化的貿易與佈局。這裡面存在著許多商機,你能掌握嗎?

這個系列的文章以共享經濟開頭,談到日夜班的共享辦公室;上一篇談到創新科技的蝴蝶效應,有位讀者留言說:

雖然老師的點子很有趣,我也想過這個辦公室日夜閒置問題;但更加深入思考之後發現,這種日夜交換的辦公場域充滿很多隱形成本:包括辦公設備的遷移、心理的不安定感等等,省下的租金不一定划得來,只好當作一個有趣思想實驗就此作罷。

辦公室革命

1990年代早期,我在北京擔任中國惠普總裁,許多美商也都已經開始佈局中國大陸。雖然外商投資尚未進入爆發期,北京、上海等一線城市的改革開放建設也才剛開始,所以像樣的辦公大樓非常少,租金也高得嚇人。

外商派駐北京的主管都攜家帶眷,因此能夠居住的公寓也選擇有限,大部分都住在位於四環外、靠近北京機場的麗都公寓(Holiday Inn);40坪不到的小小公寓,月租金高達15,000美元,仍然供不應求。

在外商積極擴充的情況下,辦公室租金成了一筆極大的負擔;因此,跨國公司如IBM、HP等,都嚐試引進許多西方企業的先進做法,以便在建立西方企業文化的同時,也能夠降低辦公室租金費用(occupancy cost)。

於是外商公司推動了第一波「辦公室革命」,包括「自由著裝」、「彈性上下班時間」(flexible working hours)、「移動辦公室」(Mobile office),並且鼓勵跑外勤人員在規劃好行程之後,上班就直接去拜訪客戶,不必到公司打卡。

這些作法的用意良善,不僅提高了工作效率,而且可以減少辦公室使用空間、降低成本;然而,這種新制度卻忽略了一個基本原則,就是員工必須要能夠「自律」。

在剛剛改革開放的中國,大部分本地員工原本都已經習慣於社會主義計劃經濟、一切聽從領導指示;一旦忽然有了大量「自主決定」的空間,就天下大亂了。

在人性化管理的前提下,公司開始給予員工「自主穿著」的權力,尤其不強求內勤人員穿西裝打領帶;但這個制度只試行了幾個月,就不得不結束了。因為員工有穿著短褲、內衣、涼鞋,把辦公室當自己家的。

當時,許多人並不知道什麼是「Business casual」,也就是雖然可偏休閒、但仍應整齊俐落的穿著方式。

這些現象當然讓外商主管受不了,所以「自由著裝」只維持了短短幾個月就壽終正寢了。

彈性上下班和上班打卡

此外,鼓勵業務、軟體支援工程師、硬體維修工程師等外勤工作人員多出門,更頻繁拜訪和服務客戶的「彈性工時」、「取消上下班打卡」,也在不到一年的時間內宣告失敗。

當時在各分公司視察時確實發現,大部分外勤工作人員上班時間都待在辦公室裡,因此他們部門的座位都是滿的;這也促使我開始調查研究,並且貿然實施彈性工時和取消打卡,鼓勵外勤人員花更多時間在客戶端,不要待在辦公室裡,以期達到提高效率和生產力的目標。

一段時間後,發現業績沒有明顯的提升,可是外勤人員的離職率卻大幅增加。我在四處打聽詢問之後才發現,許多員工都開始玩股票,上班時間並沒有去客戶那邊,而是跑到「證券號子」去看盤了。

許多西方企業人性化管理的成功做法,移植到東方企業卻失敗了;主要原因就在於「價值觀」不同,更重要的是員工的「自主性」和「自律」的程度不同。

在需要軍事化管理,強調紀律和服從的產業方面,東方企業比較容易勝出;在需要人性化管理,強調高自主性、自律、創意、創造的產業,西方企業則比較有優勢。

移動辦公室

什麼是移(行)動辦公室呢?最簡單的比喻就是圖書館。當你到圖書館去的時候,不管是帶著自己的書、或是借圖書館的書,找到一個空位就可以坐下來讀書或進修,不會有固定的座位。

雖然當時因為「彈性工時」和「取消打卡」的做法以失敗告終,所以並沒有實施「移動辦公室」,但是我確實花時間做了一些調查研究,結論是可行性仍然很低。

從心理層面來看,移動辦公室讓員工失去了「歸屬感」,尤其是在當時的中國大陸,社會主義時代一切都是國家擁有的、工作生活都是國家安排的,當時的員工心態確實是「廠家難分」。

試想,當你回家後發現,不但沒有你的房間,連床位都沒有,你的失落感可以想像。對當時的員工來說,辦公室和家沒有多大的區別,都是國家和領導安排的。

從實務層面來看,去圖書館所需要的就是書、筆記、文具,但辦公室白領所需要的工具包括桌上型電腦和電話機;沒有了這兩樣東西,就失去了生產和通訊的能力。

在當時,這些工具都是被「電線」(包括強電電線和弱電數據線)固定在座位上的,無法「移動」。

如今,這些將辦公室白領束縛在固定座位上的工具,都已經變成無線運作;只要有一套筆記型電腦和手機,四處都可以辦公。

打破部門藩籬

幾年前,我去日本拜訪了海爾集團在日本的研發總部,由海爾集團總部派駐在日本的時社長接待。在海爾收購日本松下旗下「三洋電器」的白色家電部門之後,只從山東青島派駐了兩位經理人,來負責這個研發中心。

時社長為我做了詳盡的介紹、也參觀了產品展示間,還有許多正在研發中的智慧冰箱和洗衣機。

在座談交流時我最感興趣的,是海爾如何融合不同國家的企業文化、克服各種問題,以達到併購的目的,許多話題也都圍繞著這個主題打轉。

沒有料到的是,時社長居然提到,他們在這個以日本人為主的研發中心實行了「移動辦公室」。

照道理說,移動辦公室應該比較適合外勤人員多的單位,以便降低成本;但這個研發中心地處郊區,由於併購後組織調整、人事精簡,辦公室多出了許多閒置空間,而且九成以上都是內勤人員,為什麼還要實施移動辦公室?

時社長解釋,海爾在併購完成後發現,日本企業的本位主義根深蒂固,不同部門之間很少交流;即使同屬一個研發中心,不同研發單位之間也很少往來。

更何況研發與市場行銷部門幾乎是兩個不同的世界,連語言用詞都不一樣。

於是海爾決定實施移動辦公室制度,部門之間的藩籬必須打破,以強迫不同部門的研發工程師彼此交流;而最好的方法,就是不讓同部門的人坐在一起,而且沒有固定的座位。

剛開始實施的時候,研發中心的人員反彈很大;但日本人有個好處,就是很容易服從上級的指令。實施沒有多久就發現了一個問題:雖然規定同部門的人不許坐在一起,但每個人都會選定一個習慣的座位;也就是說,實際上每個人還是都坐在固定的座位上。

每個人的座位固定以後,附近鄰座都還是固定的人,達不到每天與不同鄰座交流的目的。因此公司又下了一道規定,每天不許坐在固定的位置;經過了幾乎兩年,才讓大家習慣了這種做法。

透過員工意見調查,移動辦公室確實帶來了很多溝通和交流的好處,所以研發中心幾百人現在相處如家人,彼此都非常熟悉;工作效率和部門之間的合作,也比以前順暢多了。

BYOD

海爾集團的日本研發中心,是大企業實施移動辦公室成功的一個案例。在歐美,小型企業對於成本的考量更加重視,不僅僅擁抱移動辦公室的新模式,更有許多走在潮流之前的做法。

由於行動裝置的儲存容量越來越大、處理器運算速度越來越快,使用者無論用於公事或私事,都可以只用一個裝置,更增加上班族的行動彈性。

於是,歐美的中小企業也開始實施「自帶裝置上班」(Bring Your Own Device,BYOD)制度;小公司可以降低成本,員工也得到彈性、方便移動的好處。

資訊安全和雲端服務

在過去的IT時代,移動辦公的最大阻礙來自如何確保資訊安全、讓公司機密不外流;因此,稍有規模的公司一定有自己的IT部門,大大增加了公司的營運成本。

在今天的網路時代,Amazon和微軟等大企業提供的雲端服務和SaaS,不僅讓企業免掉了昂貴的伺服器投資,同時也解決了資訊安全的問題。

用圖書館的比喻來說,不但員工不必再有固定、專屬、但使用率偏低的辦公室座位,連圖書館的圖書、書架和空間,全部搬到「雲」裡面去了。

大家都知道Amazon是全世界最大的電商公司,主要的營收來自電商交易平台;但可能很少人知道,Amazon有80%的利潤居然來自於AWS雲端服務。企業不論規模大小,使用雲端服務已經形成潮流和趨勢。

台灣經濟的數位化進程,也可以從檢視台灣企業使用雲端服務的比例來看出端倪。

遠距辦公與在家辦公

科技進步加上網路普及,使得許多開發中國家在基礎建設上進行彎道超車,例如跳過固話,直接進入行動電話;這種進步的速度,逼使已開發國家的企業必須提早進行全球化的貿易與佈局。

另外一個角度看,城市化與全球化幾乎同步並行,使得城市中的房價與房租不斷上漲;不但使得創業門檻不斷提高,也使得中小型企業的全球布局成本節節攀升。

網路時代也是人才競爭的時代,為了網羅全國各地、甚至全球各地的人才,就不能夠強迫他們必須搬遷;於是,遠距辦公(Remote office)或在家辦公(work from home)也因此成了一種趨勢。

結語

如果在10年前,或許白領階級上夜班是不可行的;因為當時許多科技手段還無法解決企業的實際問題,企業主和員工的心態和習慣也無法接受這種太超前的做法。

但是在今天,科技與網路已經改變了世界,許多「共享辦公室」的配套措施和條件已經成熟。

藉由這個系列四篇談「共享經濟」和「共享辦公室」的文章,希望提醒有意創業的年輕人,任何時候都是創業的好時機;只要能夠嗅到商機,並運用高科技手段來解決目標市場客戶和用戶的問題、滿足他們的需求,你或許就會是下一個獨角獸。

回到本文開頭的讀者留言:

……這種日夜交換的辦公場域充滿很多隱形成本,包括辦公設備的遷移、心理的不安定感等等,省下的租金不一定划得來,只好當作一個有趣思想實驗就此作罷。

困難嗎?當然困難,創業那麼容易、獨角獸那麼好當嗎?

至於提出這些想法,對我有什麼好處嗎?「創意不值錢,如果不去實現的話,只能扔進垃圾桶」;機會到處都有,實現才是商機;請大家自己思考發揮吧!