誰是決策者?:成功者背後的專業力#3/程天縱

本文接續前兩篇系列文章的敘事,從作者協助南亞建立PCB廠的經過,談到採購決策過程的重要性、以及不同業務手法的差異。

在和王文淵見面討論過之後,他指定了陳昌雄高專和沈國華專員來協助我,在一個星期內把詳細的PCB技術移轉計劃書寫出來,其中也包含了投資報酬率等財務分析資料。

由於這個PCB技轉項目牽涉的投資金額大約2,000萬美元,這個金額在1980年代初期算是相當龐大,所以必須得到集團董事長王永慶的批准,才可以進行。

計劃書完成之後,燙手山芋就回到了時任南亞經理的王文淵手中;他必須想辦法在王董事長繁忙的行程當中,將這個議題排入會議的議程。

在拖延了一個月以後,我認為雖然董事長行程繁忙,但不是拖延的唯一原因;或許王文淵對於這個技轉項目也有點信心不足,不願意面對必須見董事長的事實。

“Calling Early Calling High”

從擔任業務工作開始,我就深信成功贏得訂單的關鍵,在於比競爭對手更早拜訪客戶、更要拜訪到最高層決策者。因此,我將「Calling Early Calling High」作為我的座右銘,而且全力奉行。

做為一個業務員,最喜歡的就是介紹產品、聊聊八卦、吃飯喝酒、建立感情;最害怕的就是見客戶的高層(董事長、總經理)和開口要訂單(害怕被拒絕)。

王文淵雖然不是做業務出身的,但在這個項目上,他還是需要面對董事長批准的壓力,難免心裡會有相同的障礙。

我從進入社會第一份工作就是做業務銷售。當時年輕、天不怕地不怕,心想「醜媳婦遲早要見公婆」,不試試怎麼知道公婆喜不喜歡?如果公婆真不中意,早知道也比晚知道好,不必浪費寶貴的時間。

於是在我一再的催促之下,王文淵決定先跟總經理王永在報告;取得王總經理的支持之後再見王董事長,過關的機會就大了。

臨門一腳

業務人員在進行一筆大生意、大訂單的時候,最終都免不了要得到客戶端高層決策者的批准,訂單才算到手。

比較沒有經驗的業務員,或許內心感覺需要「門當戶對」,因此喜歡和採購或需求單位打交道;希望在成功說服採購或使用單位之後,再由採購部門將合約透過內部程序往上呈送,得到最終決策者的批准。

比較有經驗而且人脈好的業務員,往往喜歡透過關係和交情直接攻頂,跟客戶的董事長、總經理見面;讓他們先同意購買,然後指示屬下進行採購。

然而,這兩種做法都難免失之偏頗,都有極大的風險。

成事不足

以第二種做法而言,有經驗、太靠關係的業務員,會以為把老闆搞定了,訂單就到手了。

如果老闆一開始就指示屬下採用特定供應商,老闆等於把這個供應商成敗的責任,都攬到自己身上了。供應商一旦出問題,屬下會說:「反正這是老闆的決定,與我無關」。

所以,聰明的老闆都會避免告訴屬下自己的好惡,以免影響到屬下的判斷和公正性。

確實也有一些比較獨裁、專制、人治的公司,一切都是老闆說了算。這種公司的老闆確實會指示屬下向特定供應商採購。但是別忘了「上有政策,下有對策」、「閻王易見,小鬼難纏」;這種做法往往會激起下層的反彈,有的是辦法千方百計把你搞出局。

另外有一些公司的老闆,喜歡扮好人,嘴巴特別鬆;往往在交際場合、酒酣耳熱之際,什麼請求都答應。

在兩岸政府的高層也有這種現象:職位越高的人,越容易答應;但一到基層執行部門,就處處走不通了。最後,你還是要想辦法搞定採購部門和使用單位。

所以說高層決策者是「成事不足」。

敗事有餘

至於另一種做法,則是搞定採購、避免與老闆見面攤牌,以免「越級報告」造成採購的不滿。

這等於是把項目的成敗交付命運之手,因為老闆擁有的最大的權力就是「否決權」;如果屬下呈上來的,不是老闆心中的理想選擇,或者更糟的是,老闆對該供應商有過不好的印象,屬下往往會得到「再看看」或「再仔細研究」之類的批示。

這時候,聰明的屬下就會知道答案,老闆動用了「否決權」,這個供應商被 DQ(Disqualify)了。

有許多比較沒有經驗的業務,往往在早期採購階段都進行得很順利,可是到最後卻被槍斃了,而且連為什麼被出局都搞不清楚。

究其原因,往往就是因為他們沒有拜訪到最高層的決策者、不瞭解他們的需求和痛點,也沒有解決他們心中的疑慮。

因此說,高層決策者是「敗事有餘」。

誰是決策者?

如果問誰是採購決策者,許多業務人員都會回答,當然就是公司的老闆囉,也就是公司的董事長或是總經理。這一點對於小公司或許是正確的,但對於中大型公司、跨國企業或是政府機構,就未必是如此了。

決策者可以是一個人,也可以是一個委員會。在大企業裡,即便是一個人,對於不同的採購案,這個人也未必都是同一個人;決策者會跟隨著許多因素,而在組織圖中上下浮動。

  1. 採購金額越大的,往往決策者職位就越高。採購金額小的,職位就會往下走;

  2. 採購項目的重要性越大、對公司影響越大的,例如關鍵技術、關鍵材料等等,決策者的職位就會往高層走;

  3. 與供應商第一次交易,或是第一次採購時,決策者的職位會往高層走;如果是重複採購、或是例行性採購,決策者的職位就會往下層走;

  4. 關係複雜的,例如既是供應商又是客戶、或是合作夥伴,決策者的職位會往高層走。

至於這個PCB技轉項目,毫無疑問的,決策者一定是王永慶董事長。