從「不拉馬的兵」談企業中的無用習性／程天縱

最近在Facebook上看到幾篇談「時間管理」的文章。這些文章多半是用「加法」思考，讓每個人有更多的時間來使用；例如使用碎片時間，像是上下班開車或坐車時間，回到家看電視、發呆、或做無聊事的時間，都可以有效利用來學習或工作。

基本上，我不喜歡用「加法」來提高學習或工作的效率。畢竟人生是要平衡的，不能夠所有的時間都用來拼搏；不為無益之事，何以遣有涯之生？工作與生活必須平衡，有時候無聊事也是有益身心的。

不拉馬的兵

在時間管理上，我反而比較喜歡用「減法」。在分享如何用「減法」來提高工作效率之前，我先說個「不拉馬的兵」的故事。

話說在英國某鄉下地方，有個野戰砲兵團駐紮在當地；為了敦親睦鄰，基地指揮官每年都會舉辦部隊操演，邀請附近的居民們來參觀。

重頭戲當然是砲兵排的實彈射擊操演；只見砲兵們各司其職，裝填砲彈的、測距離的、調高低的，發號施令的、發射砲彈的，行動都十分迅速、而且井然有序；彈彈射出、例不虛發，可見平時訓練精實，當然贏得了觀眾的一致掌聲。

可是，在砲位後方十幾米處，有個小兵站在那兒，從頭到尾一動也不動。

觀眾當中有一位企業家，在演習結束之後趨前向指揮官致意；同時也問了指揮官：「為什麼有個兵從頭到尾站在那裡，什麼事都不做？」

這下考倒指揮官了。因為從砲兵學校訓練開始，就是這麼操作的，從來也沒有人問過這個問題。他當然答不出來。

於是，他回到砲兵學校的圖書館，將過去的操典仔細地研究了一番。才發覺原來是這樣：野戰砲兵必須靈活移動，而19世紀的時候是靠著馬來拖砲；因此在開砲的時候，必須有個兵負責拉著馬，以免馬匹受到驚嚇而到處奔逃。

到了20世紀的今天，已經是靠機動車輛來移動野戰砲；但是那個負責拉馬的兵，還是站在那裡，只是這個兵已經無馬可拉了。

在現代企業的工作環境裡，只要你稍加注意，仍然可以看到許多「不拉馬的兵」站在那裡。

昂貴但無用的「習慣」

1988年，我從台灣惠普調到香港的亞洲總部擔任市場部經理；我的下屬有個Marcom（行銷公關）部門，他們跟一家全球知名的公關公司簽約，為惠普產品在亞洲各國的媒體曝光率做統計分析。

這個公關公司每個月會給我們一份報告。在惠普亞洲總部、及各國的高層之中，大約有三十幾個人會收到這份月報；平均算下來，這家公關公司的服務費用有多麼昂貴，就可想而知了。

我仔細的把這個媒體月報讀了一遍，裡面顯而易見的錯誤就有二十幾個；我從Marcom經理那兒得知，這份月報已經發行了一年半。然而，這些明顯、而且影響重大的錯誤，居然沒有任何一位惠普高層提出來過；結論很簡單：沒有人在看這份報告，而這份報告就是一個很昂貴的「不拉馬的兵」。

再說一個例子：我的老闆，也就惠普的亞洲區總經理 ，是個身高超過一米九的高大老美；平常在辦公室裡走動，特別引人注目。他經常抱怨辦公室裡太擁擠了，到處都是文件櫃，櫃子上還堆滿了許多電腦列印出來的報表和文件檔案。

有一天，他在小張便條紙上寫：「在一個月之內，能發現這張便條紙的人，可以憑此便條紙，到我辦公室兌換港幣100元」。

他趁大家不注意的時候，在佔了三層樓的總部辦公室裡，把20張便條紙塞到電腦報表或是檔案夾裡面。一個月過後，居然沒有任何一個人拿便條紙到他辦公室去兌換港幣100元；這又是一個昂貴的「不拉馬的兵」。

成因與發現

造成這種現象有許多原因，其中一個就是組織人事的更換；俗話說「新官上任三把火」，每個新官都有自己的習慣和作風，不管前朝做什麼，上任以後都會要求屬下依照自己的習慣做事。

由於剛上任的新官對前朝傳承下來的工作並不瞭解、也沒有興趣瞭解，所以最好不要擅自做改變，以免誤了大事。經過幾次改朝換代之後，工作只有增加沒有減少，於是處處都是「不拉馬的兵」。

建議各位朋友，在你的辦公環境裡，花點時間仔細去觀察去了解，一定可以發現許多這類的無用事物。所以，只要你敢用「減法」去消滅掉這些「不拉馬的兵」，在不影響平日生活的情況下，你必定會發現你的時間、資源、效率都增加了。