從規律到感知:來自工作的修行/黃志光

自律與瞭解自己,是可以從工作中得來的修行;而日常工作更是改善自我最好的機會。本文從建立工作清單、區分輕重緩急入手,循序討論到感知環境、解讀感受、乃至於建立態度,期望能為自己建立愉悅而又有效率的工作與生活。

Alex負責銷售工作已經五年,也建立了良好的客戶基礎,訂單開始穩定成長;但他同時發現自己疲於奔命,被無休止的事務吞噬、甚至不得不工作到深夜,才能完成當天的工作。

有一天,我們一起去拜訪客戶,他問我:「你是怎麼安排繁重日程的?我發現自己每天都有做不完的事!」

「Alex,你是個有責任心的人,把每件事都當回事。」我回答。

我是認真的,觀察他積極處理平常事務的態度,可以感受到他是想把事情做好的;跟許多渴望展示自己的優秀年輕人一樣,他們的內心正在燃燒。

「你有每天寫日記、或是列出工作事項的習慣嗎?」我問他。

「事情不斷發生,接電話、回覆郵件和訊息,更不用說靜下心來寫報告、或跟客戶對帳;每天處理的事情太多,有時候連喝水的時間都忘了。」

聽起來很熟悉嗎?事實上,效率和工作方式總有改進的空間。

每天記日記,是我從小在學校到職場培養的習慣,也許是個好的開始。

有些人稱之為「待辦事項清單」(to-do list),但我更喜歡以日記(Journal)來開始我的每一天;因為它會清楚告訴我今天的目標、計劃、以及要完成的任務是什麼。

當你有了清單之後,下一件要學的事就是「優先順序」。

有個簡單的方法,是把事情組成2x2的矩陣,把不同的任務放在四個方格裡,就是所謂的「艾森豪矩陣」:

  • 方格一:既重要又緊急的優先處理(do)

  • 方格二:重要但不緊急的計劃(plan)

  • 方格三:不重要但緊急的委派或授權(delegate)

  • 方格四:既不重要也不緊急的刪除(eliminate)

多年來,我們一直沿用這個矩陣的原則,來決定該把精力放在什麼事情上;不單自我實踐,也輔助新進員工提高效率。

我們都希望把精力集中在最重要的事情上,卻往往被無數即時、而且所謂「緊急」的訊息打斷;特別在現今被手機主宰的生活中,你經常會收到「覺得只要花五秒就能處理」的即時訊息。

好吧,那就先回覆……;但當你一天收到數百則訊息,讓五秒的回覆加起來變成四、五個小時,這算是效率提升,還是增加無數無關緊要的即時瑣事?

碎片式的溝通與管理,讓我們不容易投入深度工作(deep work)。

我們沒有時間去問「為什麼」,更何況是高層次生活和工作的哲學問題?

  • 你為什麼要參與這個會議或活動?

  • 月會、週會是否已經變成一種形式?

  • 你想達到什麼樣的目標,才能讓生活更有意義?

接受過時間和自我管理的訓練、並且實踐近30年,我建議有經驗的主管必須認清這一點:不單是「把事情做對」(do things right),更重要的是「做對的事」(do right things)。

我們面對更多的是抉擇問題,你做的選擇不僅有「重要性」和「緊迫性」兩個角度,它們之間更有可能是一連串彼此關聯的行動。

如果某個決定可能會改變你的人生、或是公司的未來,而且你必須瞬間作出判斷(想像你是帶領著數十萬大軍上戰場),那麼決策的依據和原則會是什麼?

深入瞭解自己

如果你能深入瞭解自己的生活方向與目標、培養一套不同的紀律和思考模式,這些紀律才能讓你的效率更高,就如今天流行的人工智慧(AI)、或是深度學習(ML)的原理一樣。

神經學家告訴我們,你所見所聞的物質世界,經過你的五官化為資訊,儲存在你的意識資料庫裡;但感官只能給我們一個粗略的草圖,其餘都還是由大腦依照過往經驗來做出判斷。

大腦的思維裝置,跟人工智慧核心的貝葉斯演算法類似;同樣是一種深度學習,生命的本質就是經驗值的學習成長。假設某個地方有臭蟲,例如我們長成中的某個經驗的偏差,它會一直存在你的大腦,影響你如何辨別新進的資訊;我們必須面對它、把臭蟲修正,才能把它趕走。

回到我給Alex每天寫日記的建議:其實,這不僅僅是一份簡單的待辦事項清單;日誌也是斯多葛學派(Stoicism)推崇的一種修行實踐。

《沈思錄》

斯多葛哲學是古希臘強調「自律」的哲學。著名的學派代表人物之一馬可斯.奧理略(Marcus Aurelius)是公元161-180年間的羅馬帝國皇帝,可以說是那個時代地球上最有權力的人。

奧理略熱愛哲學,在位19年間所寫的一本日記,成為文學和哲學領域最有影響力的作品之一,中文書名為《沈思錄》;而這本作者原本沒有打算公開的日記,正是皇帝個人的修行紀錄。

近幾十年來,人們對斯多葛學派的興趣重新燃起;在體育、政治和商業領域上不斷新增的追隨者,掀起了一波新興的斯多葛修行運動。作為學派代表作之一,《沈思錄》曾是陪伴南非民權領袖曼德拉27年牢獄生涯中的唯一讀物,也教會了他如何尋找勇氣與和平的真義。

你能控制和不能控制的事

我們可以不等到50歲才知天命嗎?

斯多葛學派強調每天寫日記,是一種自省、與自己對話的方式;其中的目的之一,是讓你看清你「能控制」和「不能控制」的事物。

我們經常擔心、並且花時間去做一些我們無法改變的事情;但不管怎麼做,終究都都是徒勞無功。

我們必須意識到,有哪些事情不在你的掌控之下;例如天氣、經濟、天災、疾病和老闆的情緒,所以不要在你無法控制的事情上浪費時間、或是抱有希望。

相反的,我們要把注意力集中在自己能控制的事情上,包括你的態度、判斷、思想、以及自己的行為;如果你能控制自己的行為,有系統的思考和建立個人的工作哲學,生活就不會受到干擾。

如果你不觀察自己的思想如何運作,就不會快樂。

所以,我們要努力控制自己的思維、積極的建構事物。

在我最初十多年的職業生涯中,甚至到今天,我仍然相信「control your own destiny, or someone else will」(掌握自己的命運,否則別人就會來接管);但隨著年齡增長,我必須承認,生命中很多際遇並不在自己掌控之中,只能順其自然。

一切都是解讀:Everything is Interpretation

這是奧理略引用犬儒哲學家的名言。他指出,這顯然不是字面上的事實,而西方把它視為一種精神信念,與王陽明所提出的「心學」有點接近。

你未看此花時,此花與汝心同歸於寂。你來看此花時,則此花顏色一時明白起來。便知此花不在你的心外。

──《傳習錄》

王陽明的意思是,你沒有看到花時,你的主觀世界中沒有這朵花;但你看到這朵花時,它才在你的世界中佔據了一個位置,成為你意識觀照的對象,所以這朵花不在心外。

事情對你的影響輕重,是由大腦對它們的解釋來決定,而不是外部事物本身。無論發生什麼事,你都可以選擇如何解釋它;所以選擇不感到受傷害,你就沒有受到傷害。

如果下雨,你可以選擇對天氣感到憤怒,對衣服和身上有水的感受覺得痛苦;然而也可以選擇對於能夠活著、能夠感受到這樣的變化覺得感激。

擊退和抹去每一個煩擾或不合適的印象是多麼容易,而且要立即保持平靜。

──《沈思錄》

現實是以我們的感知為基礎的,而感知的來源,則是看我們如何根據自己的內在現實,來構建外部的世界。

這就是所謂「歸宿的花」。

小王子的玫瑰

同樣是花,《小王子》中最著名的一段,描寫了小王子應狐狸的要求,離開他馴養的狐狸:

再去看看玫瑰,你現在會明白你的世界是獨一無二的;然後回來跟我道別,我會給你做一個秘密禮物。

小王子走了,又看了看玫瑰。

在小王子的心目中,狐狸就像其他十萬隻狐狸一樣;直到他馴服了狐狸、交了一個朋友,現在才是世界上獨一無二的。

狐狸最後告訴小王子的秘密非常簡單:

只有用心才能看得清楚,重要的東西是肉眼看不見的。

而小王子對玫瑰的照顧,源於對它的愛與責任;雖然在現實中玫瑰有缺陷,但也跟千萬朵玫瑰沒有差異。

實踐斯多葛修行,必然會學到兩個拉丁語短句:

1. 「Amor fati」(愛你的命運

愛你的命運,無論好或壞都愛它!

生活中有一種諷刺的美,但正是這些艱辛,給了我們考驗自己、和變得更強大的機會。

在任何導致你悲傷的事情中,記住這個原則:這不是不幸,如果能像勇敢的人一樣承受它,它就是好運。

──《沈思錄》

2. 「Memento Mori」(記住,你終有一死

記住,你終會有一死。

生命短暫,死亡降臨,這意味著行動的時間到了。

奧理略建議,給自己最好的精神支柱,就是認為過去的生活已經死亡;從今天開始,你將活得更短,所以請接受新生活、而且好好生活。

我自己偏好的思維,是認為自己還有足夠的時間,因為上天已經把它給了我們;然而,同時我們的空閒時間又十分有限。

在《沈思錄》中,奧理略寫道:

你可以馬上遠離生活,讓它決定你做什麼、說什麼、想什麼。

這句話提醒我們,要積極去過一種有美德的生活,而不是等待。法國畫家Philippe de Champaigne在他的畫作「骷髏靜物」中,透過展現了三種生活必需品:鬱金香(代表生命)、頭骨(死亡)和沙漏(時間),也表達了相似的情感。

結語

所以,我可能沒有直接回答Alex的問題,但我可以提供七個建議,希望能幫助他更有效率、更快樂的生活:

  1. 將日常工作轉化為個人改善的機會:問問自己為什麼要做這些?如果完成這些工作,可以提升自己嗎?把這些工作當作培養自己智慧、節制、正義和勇氣等基本美德的測驗;

  2. 服務他人:專注於工作,而不是情感;

  3. 避免負面的人:「不要像他們一樣」是最好的解決方法;

  4. 少做些沒有效益的事情;

  5. 不要抱怨;

  6. 行善、凡事感恩;

  7. 留給自己放鬆的時間:玩電子遊戲、或是在大自然中散步冥想都可以。

延伸閱讀

  • 深度工作力》(Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World),Carl Newport著。