遠端工作時,在環境、態度以及技能上該有哪些準備?/傅瑞德

對於原本不常在家工作的人而言,疫情升級之後「被迫」學習的技能或許就是透過網路遠端工作、並且逐漸適應將住家和工作融合在一起的的生活方式與態度。這裡就以過去十年遠端工作的經驗,提供一些在態度、環境、以及技能上的建議。

在家工作和在咖啡館工作、在辦公室工作、甚至在馬路邊工作最不一樣的地方,大概是在於來自周邊環境轉換的刺激程度不同。

大多數人在家工作的環境,通常日復一日不會有太大的改變;因為「家」原本就是一個提供穩定、熟悉、以「身心休息」為主要目的的場所。即使在家中有固定的、獨立的工作空間,在空間中的環境與人際互動方式(如果有的話),也多半是可以預測的。

環境因素的刺激

但對於某些工作而言(必須直接與人接觸的店面銷售或服務業,就先不談了),來自互動與環境的刺激是不可或缺的元素;即使是咖啡店的環境噪音,也可能有強制大腦集中精神、過濾雜訊,或是張開天線、吸收額外資訊的兩極效果。

甚至座位的方向、照明、或是舒適度的變化,也可能影響包括皮膚和肌肉在內的感官接收,並轉化成注意力和工作效率的浮動。

此外,身旁走過的人物特色、咖啡的氣味、或是被環境強化的時間感(就算從早坐到晚,也總有必須離開的時候),往往也是改變思考方式與效率的影響因素。

即使是無聊的辦公室,在每天重複的通勤路上,也多少可以接收各種各樣的腦部刺激;在捷運上聽到的八卦、在便利商店買的早餐、突如其來的一場大雨,即使當下令人不快,也都是刺激腦部反應、增加思考元素的機會。

你曾經因為上班途中踩到東西,而靈光一現想到罵老闆的新方式嗎?那就是了。

無論在什麼地方工作,有時候這些外在刺激,正是創造環境和心理因素差異、進而影響效率和產能的因素。

如果你需要這些因素,但家中沒有,那就得自己創造;為了「專心」而將這些因素從家中的工作環境移除,效果可能剛好適得其反。

內在因素的刺激

在過去網路不發達的時代,學富五車的學者往往擁有滿室藏書;這些書不僅是資料的來源,也是刺激頭腦、或是轉換心情的工具。

當感官有些疲累、或是靈感有點卡住時,翻翻書也是個不錯的法子;如果加上一杯好茶、一管好煙,或是走到外頭散散步、坐坐咖啡館,就更理想了。

而對於現在居室空間有限、知識來源也不限於書本的知識工作者而言,網路或許是最主要的、甚至有時是唯一的腦部刺激來源;不僅是資訊匱乏時隨開即有的水龍頭,也是暫時逃離單調環境的桃花源。

然而,用網路當作刺激、或是單一資訊來源的缺點,就是它過於分散、而且雜訊太多(資訊正確性的角度也先不談了);有時候只是想查個資料,卻在YouTube上看了一個鐘頭的影片、或是莫名其妙的被帶到購物網站下單。

雖然網路上有遠超過整座圖書館的資訊,但以時間效率而言,「有用時間」佔「掛網時間」的比例卻往往很低。

家是舒適穩定的地方,但卻是日復一日不變、缺乏刺激元素的環境;再加上活動空間受限(特別是在疫情期間)和網路牽引思路的奇妙組合,就很容易成為工作效率的黑洞。

當然,這些敘述並不見得切合每一種工作、或是每一個人;我自己就陸續在家工作超過十年,早已習慣這種型態、也不太影響產能(但疫情期間不能偶爾轉換環境,還是會多少覺得有些單調。

不過,對於最近一年才開始逐漸習慣在家工作的人而言,這些卻應該是很容易體會、也不難想像的現況。

建立理想的在家工作環境

我自己在家工作時,用來集中精神(或者說減少分散精神)、維持產能的方法有這些:

  • 在不變中創造變化

雖然住家環境不會變,但可以透過工作之間的空檔,做一些自己有興趣、或是有療癒效果的事情,像是跟寵物玩、種花草、做模型、或是在狀況許可下出去走走之類,總之就是暫時離開電腦或手機、不在網路上無意義閒晃就行。

  • 為自己訂定紀律

規定自己工作和休息的時間區分清楚、每天要完成哪些事項、以及個事項的大致進度也都規劃好。

不用規劃得太緊,只要在期限之前完成就好;反正如果緊到難以遵守,就跟沒有計畫差不多,也就沒有意義了。

然而如果原本是上班族、有主管規定的工作進度,那麼自己訂的進度最好比上司給的再緊一點;一來可以保留彈性空間、二來自己訂的紀律會比別人給的更容易遵守一點、也比較不會因為經常需要「壓死線」而感到厭倦。

  • 建立自己的遠端工作架構

所謂虛擬工作架構,包括「流程」、「工具組合」、以及「知識整理體系」三件事情。

如果這些都有公司規定的遠端工作架構,那當然只能盡量遵守(原則還是一樣:自己給的進度稍緊一點);但如果公司沒有、或是發現有更好的架構,當然也可以自己建立。

所謂「流程」與「工具組合」,就是透過一系列自己習慣的資訊工具(例如微軟Office、Apple iWorks、Google Docs、或是其他自己慣用的工具組合),建立系統化的流程;例如檔案如何存放、依日期或工作性質命名與分類、需轉檔成PDF(或其他客戶指定的格式)時如何處理、提供大型檔案(如100MB以上)給他人下載的方式,以及雲端工具和儲存空間的租用、預算、管理等等。

至於「知識整理體系」,用比較通俗的說法就是「筆記工具」;當你在工作上需要收集、消化、整理各種資訊時,會將它們以什麼樣的格式、儲存在什麼地方,以利於日後搜尋、彙整、查詢?

最常見的方式,就是在工作過程中產生大量Word、Excel、 PowerPoint之類的檔案,但這些檔案除了依命名或檔案夾分類之外,比較難以跨檔案查詢內容(例如「找出去年下半年A專案的相關檔案」)。如果能預先定義好一套整理系統,日後要查閱整理就簡單得多

此外,也要考慮跟同事或客戶共享或協作檔案、以及跨設備遠端同步的方式;例如在家中電腦上更新好檔案之後,不必等待上傳,就可以直接帶手機出去簡報、或是在咖啡店用平板繼續編修。

舉個實際的例子來說,如果是從事翻譯或文案的自由工作者,就需要建立「文書軟體 + 翻譯輔助軟體 + 雲端儲存同步 + 專業資料查詢 + 跨設備工作 + 轉檔傳送給客戶 + 計費與帳務管理」的工作架構,必要時或許再加上「視訊會議 + 遠端簡報」等等。

有了這些預先設計好、最適合自己使用的工具與流程,一來可以確保轉換環境時的順暢與便利,也不會臨時缺東缺西而無法工作,二來也不會將時間浪費在臨時抱佛腳學工具、或是其他非必要的步驟上。

上面的段落提到了需多功能,如傳檔、轉檔、筆記工具等等,因為種類變化繁多、每個人工作性質也不同,所以無法在文中一一列舉;但歡迎需要建議、或是提供建議的讀者留言討論。或是我之後再以另外一篇文章,具體介紹自己的工作架構。

  • 改造自己的環境

這裡的意思並不是把家改裝成「專業辦公室」或「私人咖啡館」,因為家永遠不會變成這樣的地方:不會有許多俊男美女或同事進出、寵物也不會在茶水間跟你聊八卦。

意思是說,在「家」的基本功能不變的前提下,如前面所提到的,將一些「變化」元素納入住家環境之中;例如:

  1. 實體方面:舒適的桌椅和空間不在話下,但也不妨適度將轉換心情的元素放膽納入周遭環境之中。跟貓狗玩十分鐘的充電效果,會比逛半小時的購物網站好得多(是的,電費之類的支出會變高,但這就不在本文討論範圍了)。

  2. 心態方面:利用「家」這個自己可以支配的環境,將查詢資料和刺激靈感的來源從網路上分散一些出來。書本也好、雜誌也好、甚至藝術品也好,只要能讓你跳脫網路過高的黏性、以及往往過低的時間效益,對你的工作就會有所幫助。

  3. 架構方面:如果你在家工作時,大多數的工作和溝通過程都必須靠網路完成,那麼上述的「流程」、「工具」、「知識整理體系」就是你工作效率比別人高、成果比別人好的三項秘密武器。

結語

即使疫情結束,或許有些企業會繼續提供在家工作的選擇,或許你會選擇從此在家工作,當然你也可能重回職場通勤。但無論你選擇哪一條路,到那時候的環境刺激、以及你對這些刺激的感受,必定會跟疫情之前有所不同。

咖啡店的氣味會讓你更振奮、周遭的噪音變得有點美妙、家中的改變也不再讓你只有「桌子」和「床」兩個選擇。

如此一來,你在家中或外面進行遠端工作的技能必定更加熟練;而無論未來在家/遠端工作的趨勢會不會延續(很可能會),至少這些技能在出差或行動工作時都是用得著的,而未來要求員工具備這些技能的雇主也會更多。

你或許已經在家工作了一段時間。如果還沒有作上面這些改變的話,不妨就從現在開始。