很簡單、也很難：政府使用傳訊工具的考量／TH Schee

也來談談我國內閣高調公開使用特定即時通訊服務一事。事情其實很簡單，但沒經驗就跟登天一樣；例如什麼樣的事情要走什麼樣的通訊管道，就屬於這類的事情。

假設我是美國在台協會（AIT）的處長，要和國務院東亞各單位「溝通」時，我要用什麼樣的系統？

是在 AIT 辦公室內設置走特別專線的終端機、還是有公務手機可以使用？公務手機是誰發給我的？在使用之前要接受什麼訓練？出差到特別國度的時候，這支手機我還可以用嗎，還是要另外申請通訊器材和不同的權限（例如阿富汗，雖然這例子可能不太好）？

若是乖乖待在台灣的「境內」，那麼在終端機前要登入什麼系統、要經過什麼樣的驗證程序，才能開始打電文報告？這些行為又是否能在手機上完成？

政府高層的網路聯繫安全需要注重到什麼程度？

如果手機上就可以完成，那可以完成的是什麼樣的任務，例如只能讀取某些部分的訊息，還是也有修改和覆蓋的權限？

而且別忘了，手機能不能走台灣境內一類電信業者發的SIM卡，還是手機有特製的SIM卡？SIM卡還要三不五時更換？使用手機通訊時，可以走 WiFi 嗎？

如果 AIT 處長的安全層級不需要這麼高，那麼美國駐東京的大使呢？他的公務手機會不會在公開場合被公眾或媒體看到他是怎麼使用的？新聞官或攝影記者在處理媒材時，要避開什麼樣的畫面？

什麼樣的狀況之下能用簡訊？簡訊大家都收得到；什麼樣的狀況之下可以用手機收發電子郵件？電子郵件也幾乎大家都收得到，那麼使用準則又是什麼？

因為溝通訊息機密等級不同，在往上匯報、橫向溝通、往下指揮等，我手上的這支智慧手機可以做什麼事、不可以做什麼事（拍照？錄音？擷取螢幕畫面）？哪些事是是我被明確授權可以用手機做的？

萬一出了狀況（例如手機搞丟），我根據「使用規範」必須進行哪些程序、負起哪些責任？我的所有在公務手機上的行為有沒有數位記錄？法律允不允許這樣做？

美國國務院的體系太過龐大、牽涉到的成本和風險也不一樣，所以或許參考價值不高，台灣的閣員可能也沒有這麼重要（但也沒那麼不重要）。那麼規模小一點的英國、法國、德國、荷蘭、日本、韓國等，是怎麼做的？我指的是閣員之間，類似日前台灣的新政府的狀態，就是先考慮三五十個人之間的通訊，不是指整個政府。

三五十個閣員之間是否有這些特製的通訊系統存在，可能也要考量需不需要大張旗鼓，讓全世界都知道在用什麼系統。

先瞭解人的使用習慣

如果仔細觀察，「人的使用習慣」往往是最令人驚訝的。例如閣員本身平時的使用資訊服務的習慣是什麼、用不用電腦、是否使用平板電腦、是否使用手機，使用上述資訊工具的情境是什麼，是否曾經親自操作過公務用的資訊系統？

這都已經有很成熟和探討的作業方式，不用自己發明，多花點時間交流就能找得到。

如果仔細觀察，「人的使用習慣」往往是最令人驚訝的。

有些人習慣非常的「不好」。例如A閣員自認為是某種即時通訊服務的能手，但B和C閣員總認為不該使用「泛用型的消費性即時通訊服務」來做為公務訊息溝通之用、也沒有使用即時通訊服務的習慣；但這時B和C閣員就頭痛了。

因為A閣員總會要求說既然同事一場，好歹B和C閣員至少給個「個人」的手機號碼吧。於是，A閣員個人手機的即時通訊服務上，就有了B和C閣員的個人手機號碼；剛好三者負責的部會之間比較有業務的往來，於是A閣員的習慣，可能就會「傳染」給B和C閣員。

以一定職等和一定年齡以上的使用者，必然有根深蒂固的訊息溝通習慣，這些習慣通常就是所謂的「漏洞」，而且要改非常難改，即使經過加強訓練，通常也是緩不濟急。

事實上在我的經驗當中，有兩個族群的使用習慣是非常難以應對：一個就是從來不用電腦或是手機的族群，當然只會用一種即時通訊服務的使用者也屬於本族群；另外就是只知道用電腦和手機，但對於文書、文件、公文、公務等沒有經驗的族群。

閣員的身分必須要處理「數位」和「非數位」的溝通，目前年齡偏高的閣員對這兩者的接觸程度比例可能相當不對等；所以完全要求他們能具備即時溝通的能力，也是不切實際的。

這當然包含建議使用 Slack、Telegram、WhatsApp 等同類型工具，並不僅限於 Line。外面喊燒是可以，但自己團隊沒有幕僚能處理這些屬於 ABC 基本層級的議題，或是也沒把這些議題向上提高層級到需要系統化諮詢作為的層次，這都顯示出了一些令人莞爾和不可思議的狀態。

結語

筆者建議，還是多跟國外的政府打交道，政府之間通常也是會互相「模仿」和學習的。政府不是企業，也不是一般的消費者，有些考量絕對會不一樣，也會有不同的約束、限制和空間。

三五十個人和三億人使用的資訊服務，當然差異也會非常的巨大；最好不要單用技術本位的角度來看，因為其他重要的考量還很多。