幫助專案經理成功領導的要素:充份授權/Oleg Vishnepolsky

過去筆者待過的公司中,有些公司沒有設置任何一個專案經理職務;DoubleClick就是其中一家,現在已經變成Google的一部分。不論過去還是現在,DoubleClick一直都是非常重視技術的公司。

我也看過一些很糟的情形,像是專案經理本身就幫專案製造不少麻煩、讓溝通更加不順暢、製造混淆、評估失準等等;有些專案經理總是叫太多人來開太多會,在專案中製造一些別人不能插手的禁區、擺官架子,造成更大的混亂;更糟的是上述各種狀況全部同時發生。

筆者要說的是,這並不是專案經理這個職務本身會發生的問題;問題的起因是來自於組織的不成熟,以及對專案經理角色的誤解。

一個優秀的專案經理能幫組織帶來許多正面的貢獻;在DoubleClick由於沒有專案經理這種角色,所以產品線經理的工作負荷便大大增加了。

專案經理不是用來做雜事的

事實上,專案經理的職責在於領導團隊。領導者不是用來做雜事的,而是大家要遵從他的領導。當專案經理專務於雜事之上,像是訂定會議時間、做會議記錄、列出工作項目等等時,問題就會發生。沒錯,這些事情都是專案經理份內的工作,但絕不是主要的工作職責。

專案經理的工作職責,是領導專案和新計畫,不是約會議,做記錄,盯進度。

專案經理的工作職責,是領導專案和新計畫,發現並且處理問題、理清事情的先後順序、分析風險,快速找到解決方案;更重要的是,專案經理必須負責讓專案順利執行到成功結案為止。

以下是幾個有效的專案管理成功要訣:

充分授權

專案經理必須得到充份授權,才能展現有效的領導。不要再用過時的觀念,只把專案經理當成專案負責人。

深入了解產品

沒有人能有效管理他不懂的東西。所以一個好的專案經理,必須對產品本身、產品背後使用的技術、各種方法、用戶界面、品質控管、獲利模式和產品策略等因素有著深入的認識。專案經理要是缺少這些認識,必定會造成災難性的後果。

整合情報

專案經理需要整合各種不同來源的情報,就像把許多短篇故事融合成一部小說一樣。

設定檢查點

專案經理必須在系統發展生命周期中的不同階段,設定各種檢查點,確保專案執行品質。像是需求確認、開發計畫確認、設計、風險控管等等。這些檢查點的設定必須符合公司組織與流程,而且每個檢查點與判定流程都需要非常明確。

讓問題公開透明

遇到問題時,專案經理應該開誠布公,讓大家看到問題,而且讓相關負責人等來處理。

追蹤KPI

專案經理要巨細靡遺地追蹤並公布KPI,包括里程碑、待解決問題的數量、完成度百分比、程式錯誤、專案開支等等數字。

進度管理

專案經理要負責設定合理的時程和專案計畫。所有的時程計畫都需要讓全體團隊成員了解其工作與責任,並且妥善管理計畫內的依存關係、風險和各種問題。

資訊透明

專案經理要讓團隊成員保持訊息接收暢通,但又不能過度溝通。過多的會議和eMail不但浪費心力,更會讓事情變得一團糟;但如果資訊流通不足,就會讓團隊陷入盲人摸象的困境。

許多專案經理被責難說某些資訊溝通不良時,第一時間的反應很可能就是過度溝通;而這個問題的根源來自於團隊領導與授權。在一個成熟的組織中,不應該發生這樣的問題;再者,如果專案經理得到充分的授權,且對專案各項大小事情瞭若指掌的話,就不會有過度溝通的問題。

結語:請充分授權給專案經理

上面提到的每一項專案管理成功要訣,都必須在充份授權與建立有效領導的條件下才會成立,所以請充分授權給你公司裡的專案經理,讓他們放手去做,好好展現專案領導力吧!