如何瞭解自己?:管理者系列#6/程天縱

在職場上拼搏時,最大的敵人並不是外面的競爭對手,也不是內部的同事,而是「時間」和「自己」;所以瞭解自己、尤其從周遭的人們身上看到自己的優缺點,是很重要的。本文就以好朋友台大藍教授為例,看看如何從大家的回應中找到改進自己的方法。

在職場上拼搏時,最大的敵人並非公司外面的競爭對手,也不是內部的同事,而是「時間」和「自己」。

「時間」對每個人都是公平的,你可以選擇悠著點、混日子,或是勤奮點、高效率的過;「時間」永遠都會照著它自己的步調前進,不會因為你而改變。

在〈做自己喜歡做的事?還是做應該做的事?〉一文中提到:無論就業或創業,想要在第二人生成就一番事業,就要想辦法讓自己投入「高頻高壓」的狀態。

「高頻高壓」就是打敗「時間」這個敵人的有效辦法之一。當別人以「低頻低壓」的心態與方式工作時,你的「高頻高壓」就會讓你在公平的「時間」面前勝出。

至於另外一個敵人「自己」,是比「時間」更難克服的。

知己知彼

《孫子‧謀攻》:「知彼知己者,百戰不殆;不知彼而知己,一勝一負;不知彼,不知己,每戰必殆。」

常人以為「知彼」難,其實「知己」更難。在我的職涯中,見過許多年輕人才不僅聰明、而且優秀,卻在其事業途中經常受到挫折、不受重用,因此鬱鬱而終。

如果從旁客觀觀察,往往可以發現他們都是因為不清楚自己的優缺點,也不瞭解別人眼中如何看待自己,以致變得自大、過度自信,最後敗在自己手裡,怨不得別人。

從學校裡的MBA、EMBA課程中,我們可以學到許多「知彼」的方法,但卻少有、甚至可以說是沒有教我們「知己」的方法。

在管理課程中,主要還是學到很多管理「別人」的方法;即使有少數強調「自我管理」的課題,往往都是屬於「通識」課程。

也就是說,對每個人都是一套同樣的方法,不會因人而異。

要有效管理自己,就要從瞭解自己開始,瞭解別人眼中的自己。

傾聽回饋

周遭的人並沒有義務、也不會主動告訴你「他們眼中的你」和「他們對你的印象」,所以必須靠你自己主動挖掘。

當周遭的人願意告訴你的時候,這就叫做「回饋」(feedback)。一般人對回饋都會覺得反感,認為回饋就是批評,所以往往不會「傾聽」;所以會急著打斷對方的話、極力否認與辯解,導致最終不歡而散。

面對這樣的情況,首先要改變自己的心態,不要認為回饋就是批評;要心懷感恩,因為「回饋」是來自上天的禮物(Feedback is a gift from heaven.)。

藍教授的案例

雖說「瞭解自己」要從得到周遭的人回饋開始,但周遭的人又分成許多不同的群體;例如工作場所就有上級主管們、平級同事們、下屬等,生活中又分親人、朋友、同學等等。

每個人對於不同的群體,基於不對稱的地位,也會有多元的面貌出現;但是只要相處的時間夠久,即使在不同的群體面前,也會逐漸顯露出80%的基本個性和行為表現。這也就是俗語說的:「路遙知馬力,日久見人心」。

說來也巧,我的一位Facebook好友:台大化工系藍教授,經常在Facebook上發表他對學生的想法與評論。有些讓我感覺到「愛之深責之切」,可是學生的改變似乎有限,使得藍教授也有莫可奈何的無力感。

教授與學生之間,本來就是一個權力不對稱的雙方;更何況教授在Facebook上的評論都只是單向的,沒有學生敢在上面留言反駁、或是發表自己的看法。如果沒有對等發言的機會,良好的溝通就不會發生,教授與學生之間的關係就不會改善。

在沒有互信的基礎上、沒有良好的師生關係時,老師的諄諄教誨,往往得到的是學生的抗拒,就會產生雙輸的結果。

於是讓我想要介入幫忙,把我1990年代初期在中國惠普擔任總裁期間,為了得到我的屬下對我的回饋,讓我可以更加瞭解自己、從而改善而使用過的「getting feedbacks session」(回饋收集時間),為藍教授與他的學生再做一次。

於是我就在2020年11月19日,主動聯繫藍教授並且留言說:「看到你在Facebook上發表了很多對學生的想法,其實是有辦法可以改善的;如果你有興趣的話,改天當面聊聊。」

藍教授也積極回應說好,並且訂了學期結束後的2021年1月12日下午,由我來擔任推動者(facilitator),主持這個回饋時間。

包括開場暖場、開會目的、解釋規則,然後藍教授離場,開始腦力激盪、澄清疑點、紀錄;總共一個半小時的時間內, 15位研究生和助理,給了藍教授50項回饋。

回饋的基本規則

首先,就是「匿名」。這可以讓處於權力不對等的發言人,不必擔心造成上級的反感,導致「秋後算帳」的可能結果。

這就是一個腦力激盪法的活動,每一位參加的研究生和助理,把對藍教授的第一印象,毫不修飾、也不修辭的說出來;這些印象可以包含儀容、服裝、表情、外表、言詞、行為、性格等等。

為什麼說是腦力激盪呢?因為此時也可以因為受到別人發言的啟發,於是搭在別人的發言上面,說出自己的想法。

如果別人的發言不是很清楚的話,可以要求發言的人澄清疑點,用更精準的文字來表達;但是不要舉工作中的實例,否則就會留下蛛絲馬跡,讓徵求回饋(solicit feedbacks)的人知道是誰的發言,而失去了匿名的效果。

很重要的一點是,參加者的發言,絕對不可以採用人身攻擊、或是指桑罵槐的言辭;發言必須反映真實的印象,而且要記得這是給對方的禮物,所以必須以基於善意、幫助對方的心態來發言。

讓我把這些規則總結成幾條,列出來給讀者們參考:

  1. 匿名;

  2. 真實印象,不必修飾;

  3. 不許人身攻擊或指桑罵槐;

  4. 可以請發言人澄清疑點,但是不可以舉實例;

  5. 可以使用腦力激盪的方法,跟進別人的發言;

  6. 不要重複。

如何進行回饋收集時間?

如前頭所說的,徵求回饋和給予回饋的人都必須參加第一部分,由推動者來解釋開會的目的、進行的流程、發言的規則等等;如果都沒有疑問的話,就請徵求回饋的人離場,開始進行第二部分。

第二部分就是給予回饋,推動者的角色非常重要;他不能參與發言,必須保持中立第三者的身分,可是又要能夠在冷場的時候帶動氣氛,同時也要能夠提出和解釋疑問、提醒被忽略的細節。

同時最重要的是,推動者還必須在白報紙上,忠實而精準的記錄發言人所用的言詞。

會議結束後的事項

這個會議的主持人也是推動者,必須掌握適當的時機來結束這個會議。會議時間的長短,與參加的人數有關係;通常最適當的人數在20位左右,因為太少了會出現冷場,太多了會議會變得冗長。

會議結束以後,推動者必須謝謝所有的參與者,將這最好的禮物送給徵求回饋的人。

接著把所有紀錄發言的白報紙,帶給徵求回饋的人,讓他一條一條看完;如果有任何疑問,可以當場解釋清楚。又再次強調,參與者都必須以正面心態來對待這些真實回饋、並將它視為上天給予的最好禮物。

徵求回饋的人在拿到回饋之後,要仔細分析瞭解,並選定幾個自己認為必須改變的地方,然後集合所有參與的人,向他們道謝;告訴他們自己的目標和行動計劃,請他們繼續參與、支持自己完成改變。

這個時候就是「最真實的一剎那」:它的強烈程度,可以改變過去「負面的一剎那」;但是如果沒有任何改變,就只會把自己的失分繼續擴大。

藍教授的反應

等我把紀錄這些回饋的白報紙交給了藍教授以後,我很驚訝的發現,藍教授立刻把這些回饋照相、並且發佈在他的Facebook上;把自己學生和助理的回饋赤裸裸發佈出來,充分展現了他面對回饋的正面心態。

同時,他也在Facebook上發表了名為「認識自己」的短文如下:

程老師在幫我瞭解學生心目中的我,他是費了不少功夫。首先,他先跟大家解說做這件事的目的,這不只在說服我,很自然的,也在說服學生;畢竟我如果進步了,學生是第一個受惠的。

再加上這樣的上課內容,對學生、助理都是全新的經驗;因為新鮮,大家的不只接受度高,而且都會感到收穫滿滿。

程老師講話慢條斯理,邏輯清晰,要表達的重點明確,而且非常善於舉例子。例如他說,多數人都不太認識自己;他就舉錄音為例,我們雖然天天講話,也聽自己說話,但往往對自己錄下來的聲音感到陌生,總不太相信那是自己的聲音。

坦白說,我不只對自己的聲音感到陌生,我也從來不太敢聽自己的聲音,甚至看自己的影片。這意思是,我不只不瞭解自己,而且怕面對真實的自己。這聽起來不可思議,但卻是事實;我想,許多人、甚至多數人,可能都跟我一樣。

不敢面對自己的人,多半是對自己信心不夠。而要改進,勇敢的去認識自己、面對自己,自然是很重要的事情。

另外他也發表了名為「反省改進」的短文如下:

昨天程老師整理了50點學生印象中的我,他很訝異我竟然全文照登在Facebook上。我說我最大的好處是,不怕面對自己的缺點;但臉皮厚,不要臉,倒也是有的。

其實這50點,跟我自己的印象裡的我,差別不算太大;但不好的,我是得好好反省的。昨天吃飯時,程老師語重心長說,崇文啊!挑個幾樣開始改起,讓學生看到你的誠意,例如衣服常換都好。

昨夜喝了不少酒,最後只剩程老師、Thomas跟我,散席時他們坐捷運回去,我則走路。雖是走路,但一路就像是一個醉漢踉蹌回家,該是那副模樣吧;還好夜已深,路上行人不多,否則真是有礙市容。我到了家澡沒洗,就倒在床上就睡著了,再醒已是午夜。

這個年紀再認識一下自己,也不是壞事;我雖有反省的習慣,但許多面向自己是看不到的。我想我這個人固執、任性、不太體諒、同理別人,身邊的學生、朋友、甚至親人,該是受了不少委屈。真是對不起。

程老師,會的! 我會挑幾樣,認真地改善的。

結語

讀者們,尤其是藍教授的學生與助理們,看到了藍教授這兩篇短文應該會非常感動,並且對藍教授產生很大的信心。這個就是收集回饋的目的、也是「如何瞭解自己」的最好方法。

畢竟在學術環境裡,訊息都比較透明,也比較少有勾心鬥角、爭權奪利的事情;所以藍教授對於學生和助理們給予他的回饋,大部分瞭然於心。他所需要做的,只是堅持執行後續的改變而已。

如果是在職場上、企業裡,老闆或主管集合屬下進行回饋收集的話,我相信結果會非常出乎老闆和主管的意料之外。

華人企業文化本就比較重視威權,長官和下屬所處的地位更加不平等;因此作為老闆和主管,更加聽不到真實的話、看不到真實的自己。

對於有心改變的老闆和主管,歡迎各位試試這篇文章所介紹的回饋收集方法;但得到回饋之後,最重要的還是改變自己,否則仍然是浪費大家的寶貴時間。


作者後記

每個人都會有多重「性格」,面向不同的群體,就會展現不同的反應與行為。

究其原因,是由於「自己」與特定「群體」之間的,權利、地位的「不平等」所造成的。

這種行為表現差異,主要是為了保護自己,避免受到「不平等」的傷害;因此在政府官員、老闆與主管、老師與長輩、客戶與買方、有權有勢、社會名流等等的面前,就會隱藏自己的本性,顯現出弱勢的行為。

另外一方面則是因為,與群體的「遠近親疏」有別,而刻意隱藏自己的本性。所以才會有「交淺言深」的顧慮,和「酒逢知己千杯少,話不投機半句多」的感慨。

什麼時候最能看到一個人「難移」的「本性」呢?

  1. 處於特定環境:在鍵盤後面遨遊網路世界的時候、手握方向盤在開車的時候、打麻將的時候、酒喝多的時候、打高爾夫賭球的時候,人的「本性」特別容易顯現出來。

  2. 權力凌駕於他人:電視上的名嘴、網路上的網紅、面對著學生的老師、病人上門求診的醫師、主管單位的政府部門官員、店大欺客的餐廳服務人員等等,這時候由於權力地位的不平等,人的「本性」特別容易顯現出來。

有理性的人都想要「了解」自己,但是都找不到「鏡子」來看到真實的自己。這面「鏡子」就是來自周遭人的「回饋」(feedback)。

要找到這面鏡子,首先在心態上要承認,「回饋是上天給你的最好禮物」,對於願意給你回饋的人,要有感恩的心態。

第二個就是方法的問題,這就是本篇文章的重點。我把過去我在職場上使用的方法,分享給各位。

邀請參加feedback session的對象,就從你的權力凌駕於對方的群體開始。