如何兼顧遠端員工（與老闆）的權益與合法性？／黃沛聲

許多網路新創公司都提供「在家工作」的彈性制度，讓員工透過遠端工作，突破以往固定工作時地限制，以獲得更大的時間彈性。這樣的制度明明相當優渥，為什麼還有違法、甚至遭到裁罰的困擾？該怎麼辦？

網路創業家「崴爺」是一家廣告公司的老闆，他在Facebook上指出，公司成立多年來最引以為傲的制度是「員工不用打卡上下班」、「只要沒事，中午前進公司就好」、「不鼓勵加班」等制度。

然而：

我的「廣告公司」被北市勞動局開了一張20,000元的罰單，而且還「申訴無效」。幾週前，突然有個「勞動局稽查員」跑來公司，說是例行訪察；她問了公司同事上班有沒有打卡？為什麼不打卡？沒多久，就收到了罰單。理由是「沒有讓員工打卡，有壓榨員工之嫌」。

為什麼讓員工自由的彈性工作方式，反而要被裁罰？

在公司成立第七年，台北市勞動局稽查員以「例行訪查」為由到崴爺的公司拜訪；在前後不到10分鐘的訪查中，稽查員隨口問到：「公司同事上班有沒有打卡？為什麼不打卡？」

沒過多久，崴爺就收到北市勞動局裁罰的通知；理由是「沒有讓員工打卡，有壓榨員工之嫌」，處新台幣20,000元罰鍰。崴爺雖然依照法令到勞動局申訴，得到的結果卻是「申訴無效」。

「難道要我們為了迎合勞基法規定，而假造打卡記錄嗎？」

我有許多新創客戶，都跟崴爺有一樣的疑問。

特別是近來越來越多新創、網路公司提供員工「在家工作」（work from home）的彈性制度，員工透過「遠端工作」突破以往職場「固定」工作時間、地點等限制，獲得更大的時間運用自由以及福利保障。

這樣的制度明明提供比勞基法規定更優渥的工作環境，為什麼還被裁罰？

過去，如宏達電（HTC），也因為沒有確實依法置備出勤記錄，遭到5萬元罰鍰的裁決。同為科技大廠的宏碁，認為企業管理不一定要固守「製造工廠」思維，因此創立40年來從未要求員工打卡；但卻因此受新北市勞動局勞檢兩次，裁罰十多萬元。

原因就在於，我國勞基法要求雇主「應確實置備勞工出勤記錄」。

現行勞基法規定，雇主須準備勞工簽到簿或出勤卡，逐日記載勞工出勤情形至分鐘（不得以「日」、「整點」為單位），否則將有行政罰鍰。

勞工依「勞工請假管理規則」及「性別工作平等法」等規定休假、請假等記錄，亦應詳實保存。可見依勞工實際「出勤情形」置備出勤紀錄，是雇主應該遵守的基本規定。

從法律層面上來說，彈性工作模式的制定、同時遵守台灣現行「勞動基準法」以及勞動部「勞工在事業場所外工作時間指導原則」等相關勞工法規，實際上是可行的。

創造一個兼顧「彈性工作環境」與「符合勞基法規範」的工作環境，也是網路及科技公司創業者們的職責。

遠端工作企業雇主應注意的三大配套制度

今（2019）年勞動部宣布鎖定銀行、券商、住宿餐飲、零售批發等12個行業，全面擴大與加強對企業進行勞檢的規模，因此對適用彈性工作模式的企業來說，如何備置「出勤記錄」將是一大問題。

想要採行彈性工作制度的老闆們，我建議配合以下三個制度：

• 訂定書面規約

公司與員工之間，必須事先以僱傭合約等「書面文件」訂定正常工作、加班、休息時間。

老闆也可以配套訂定公告統一工作規則，讓員工據以遵守，避免員工因為不清楚相關規定，而造成公司管理上的困難。

• 增加電子出勤紀錄

對於員工實際出勤狀況及休息時間，依據最新「『勞工在事業場所外工作時間指導原則』（六）在外工作勞工之工作時間紀錄方式」，並不僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限；可輔以電腦資訊、或是電子通信設備協助記載。

例如行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具，均可作為紀錄，以便於接受勞動檢查時，提出書面紀錄。

也就是說，依據現行勞工法規，新創公司除了可以用傳統的簽到或出勤記錄系統記載外，也可以讓員工搭配使用適當的Saas、網路系統、或是通訊設備自行記載工時後，再將資料傳給公司進行「逐日」記錄。

• 員工自行提供電子紀錄

若公司臨時需要以通訊軟體、電話、或是其他方式通知員工加班，員工可以自行記錄工作起算及終止時間，並將對話、通訊、或是完成工作交付等記錄，以線上工具或系統登記實際工時。

總之，只要有適當的系統輔助，都屬於合法的適當制度。

結語

所以，崴爺的公司為了避免再度發生類似問題，可以先與員工在僱傭合約、或是公司制定的「在家工作制度規則」中，約定符合勞基法的工作時數及加班規則；並配合現在許多可以用來「遠端打卡」的企業人資管理程式或app（如Mayo、HR Easily、AttendanceBot等等）。

如此一來，就能讓在家工作的員工能利用系統打卡的方式記錄工作時間，使企業創造一個讓優質人才更想參與的工作環境。