千里馬不該犯的錯:尋找伯樂系列#5/程天縱

會給伯樂留下壞印象的,通常都是一些小事;千里馬往往不認為這些小事很重要,但是伯樂不這麼想。這些小事、瑣事、雜事發生的時候,才是真正讓伯樂留下深刻印象的「真實的一剎那」。

如果你靠著卓越的本職工作績效,成功吸引了高層主管的注意,開啓了與高層見面、互動的機會;而又能抓住機會,給高層留下美好印象,那麼可能你盼望已久的「伯樂」就會出現。

如果在這些有限的接觸過程中,你給主管留下了不好的印象,那麼別說是「伯樂」了,連你在這個企業裡的發展,都可能會受到影響與限制。

這就是「危機」,既是「危險」也是「機會」,千里馬不得不更加慎重和小心。

伯樂會注意什麼?

你的直接主管、或是高兩階的主管,應該原本就瞭解你;包括你的工作能力、個性、做人和做事方式、甚至於你的家庭狀況等等。所以,面對他們要保持平常心,不必特別高調或改變。

大企業的組織龐大,除了指揮鏈很長之外,還有矩陣式管理系統(matrix management system)。企業規模越大,維度就越多、主管也越多;金字塔越高層的,手握資源越多、管理幅度越大,離你的距離越遠。他們對你的認識更少,但是影響力更大。

在難得的接觸機會中,你想在他們的心目中留下什麼印象?這些潛在的伯樂們,會注意到什麼?他們想知道你的戰功?工作績效?卓越成就?

說實話,以他們的高度與職位,優秀人才見多了,如果想要再強調這些,效果其實不大。

真實的一刹那

在〈最真實的一刹那:管理者系列#4〉這篇文章中,我提到了兩個故事,反映出職場殘酷的現實:在高層主管的腦海裡,你的豐功偉業停留時間很短暫。

不僅僅是因為優秀人才他們見多了,而且每年新的目標與挑戰,也讓大家把過去的成就拋在腦後、專注在未來,過去的就讓它過去了。

反而是許多小事、細節的處理方式,能夠觸動人心、也會偷偷埋進他們的「潛意識」裡面;這些印象在他們做決定時,就會溜了出來,甚至產生重大影響。

這些小事、細節,就如同上一篇文章〈千里馬的困惑:尋找伯樂系列#4〉中,我的Facebook好友W所提到的「雜事」一樣,反而會在高層主管心中留下深深的「刻痕」。

當這些小事發生時,才是「真實的一刹那」(The Moment of Truth)。一則因為是小事,你不會特意去做作,所以反映了真實的你;二則小事觸及的是對方的「自我感覺」,與工作無關,反而令人印象深刻。

我在職涯中見過許多例子,優秀人才就是會栽在這些小事上;最可怕的是,當事人即使踩到這些地雷、喪失了大好機會,仍然不知原因為何。

因此,跟高階主管接觸時,雖不至於到「伴君如伴虎」的地步,保持「如臨深淵、如履薄冰」的態度,不會有壞處。

接下來就舉些例子跟大家分享。在這些場合,特別會出現「真實的一刹那」,不能不小心。

1. 守時

從踏入職場開始,我都是以「業務員」自居,年輕時銷售有形的硬體產品,進階到無形的軟體、系統、維修、服務、企業形象與價值。

即使退休後開始分享傳承經營管理經驗,我推銷的是觀念、理念、方法、態度等等,始終把自己當作一個「業務員」。

業務員的第一守則,就是「守時」。「守時」對我來說,不只是「準時」;約定時間就是一種承諾,必須信守,準時是最基本的要求,再加上做好準備工作,才能叫做守時。

各種可能導致我遲到的因素,在出發前就必須考慮在內:塞車、車子壞了、出車禍、迷路等等,對於「伯樂」來說,都不是理由。他只會記得,你讓他苦苦等待的過程,和你對這個重要約會遲到的事實。

多年的業務工作,養成我提早15-20分鐘到達的習慣。由於事先已經考慮過所有可能導致遲到的情況,所以我習慣於提早出發;即使不幸發生意外,也有足夠的時間採取應變措施。

在早到的15-20分鐘時間裡,我有許多事情要做,例如觀察現場,測試麥克風、電腦投影、遙控器、展示的產品,座位的安排是否得當,還有出入口、洗手間、逃生門的位置;然後把談話要點再檢查、溫習一遍,包括要告訴對方的重點、問對方的問題等等。

最後,深呼吸、降低心跳,保持氣定神閑的狀態,以迎接重要的一刻。這才是「守時」。

2. 服裝儀容

過去我經常喜歡請教金字塔頂端的經營者們,對某些優秀人才的印象和評論。讓我驚訝的是,有接近半數的高層,會談到服裝儀容,

正面印象中很少提到服裝儀容,但是負面印象的,通常會點到服裝儀容。換句話說,服裝儀容好的不會加分,但不好的會扣分。

在〈掌握「黃金3分鐘」,掌握決定成敗的瞬間:成功者背後的專業力#2〉文章中提到了,如何在短短幾分鐘內,在第一次見面的人面前,建立起自己的個人可信度(Personal Creditabity),有興趣的朋友可以閱讀參考。

其中提到,如何在3分鐘之內好好介紹自己,讓客戶留下深刻印象、並且建立起你的可信度。這是做業務人員必須擁有的基本能力。

我分享了5個重點,第一個就是服裝儀容。許多公司都要求與客戶接觸的第一線人員,尤其是業務人員,要穿西裝打領帶、頭髮梳理整齊、鬍子刮乾淨,這些要求都是為了讓客戶有「被尊重」的感覺。

服裝儀容對許多人來說,真的是雞毛蒜皮的小事,可是還真有許多人就栽在這裡。

3. 數字報告

越高層的主管對數字越敏感,或許是因為他們通常都是用數字管理,已經習慣看報表了。

如果有機會在經營會議、或是董事會上報告,千萬不要偷懶,只抽出幾張平常工作時用的投影片,就想要上場;一定要想辦法針對聽報告的群體,製作符合他們興趣和習慣的簡報內容,而且要簡單明瞭,不要太複雜。

這些高階主管都是明眼人,聽過無數的報告;他們一眼就可以看出來,你的報告材料是針對什麼層級的人做的。如果你對參加高層會議的重視程度不夠,就會給他們留下不好的印象。

如果你的報告中有明顯的錯別字、錯誤的邏輯,或是使用了不對的表格、誤用圖表,例如搞混直方圖(Bar Chart)、趨勢圖(Trend Chart)、線型圖(Line Chart)、餅型圖(Pie Chart)、或是其他更複雜的圖表等等,都很不應該;最糟糕的是統計圖表或財務報表數字不對,這些都是非常致命的錯誤。

每次看到這種錯誤時,我實在很難理解:有機會站在台上對著這些高層報告,是多麼難得的機會,為什麼在報告前沒有檢查到這些錯誤?

如果報告者重視這個機會,應該要做多次預演(rehearsal);如果有的話,這些簡單的錯誤怎麼會發現不到呢?

我在高層的經營會議上、董事會中、甚至於企業的年報裡,都發現過不可原諒的錯誤;我也問過負責的人有沒有親自閱讀一遍,做最終版本的校對?通常得到的答案是,都有專人負責,所以認為不會錯。

4. 報喜不報憂

在這些會議中,普遍都是報喜不報憂,部門的運作都很完美:報告的數字和成果也都很漂亮,當下沒有任何問題,未來也沒有任何隱憂。

我就曾經遇到過這樣的狀況:非常高階的主管在聽完報告以後,首先讚賞部門主管和團隊,接著問部門主管:「有沒有什麼事,會讓你在晚上睡不著覺?」

主管很自信的回答說:「沒有。」

這位主管並沒有感覺到,這個問題其實含義深遠。高層人士在這種場合,通常不會追根究底、給報告者難堪,但他的心中已經有了結論。

經營企業時,對任何事情都要有危機感、要有預見問題的能力,不能只看到當下,只做眼前的事。

企業組織像個金字塔結構,從最基層到頂端的一條指揮鏈(chain of command)上,如果沒有任何一層主管,會因為「有問題」而晚上睡不著覺,那麼最終就是最高層的人要因為面對問題、解決問題,而煩惱得睡不著覺了。

想想看,這種只報喜不報憂的主管,在高層人士的心目中,會留下好印象嗎?

5. 言多必失

海明威曾經說過:「我用兩年學會說話,卻要用一生時間學會閉嘴。」

我對這句話深有感觸,當一個人在順風順水的時候,就會得意忘形;不該說的話、沒有意義的話、傷人的話,就會忍不住脫口而出。

宋朝文學家黃庭堅說過:「百戰百勝,不如一忍;萬言萬當,不如一默」。面對未來的伯樂們,千里馬保持沉默是金、謹言慎行,反而會有加分的效果。

如果面對老外,或是必須用英文作報告時,大家都知道英文不是我們的母語,所以不要賣弄自己的語言能力,說些或寫些文法非常複雜、而且又臭又長的句子。句型越簡單,就越不容易出錯。

6. 多餘的最後一句話

很多年前,當我看到網路上廣為流傳的〈多餘的最後一句話〉這篇文章時,覺得故事太誇張,一定是作者編造的;在現實生活中,哪有這種事?

隨著我在職場待久了以後,發現不只生活中,連工作場所中,也經常會看到這種例子。

為什麼會養成說「多餘的最後一句話」的習慣?通常是想要耍小聰明、想要耍酷、說冷笑話、或純粹就是想要嘲諷人家。

在一般的場合,跟熟悉的人在一起,或許不會介意;但是養成習慣以後,在面對未來可能的伯樂們,也脫口而出「多餘的最後一句話」,就有可能讓你前功盡棄,造成不可收拾的後果。

就在我寫這篇文章的時候,看到一位電視知名女主播正在談「立法院之亂」:在野黨為了杯葛蘇院長的施政報告,雙方甲級動員;有一名在野黨女立委跳上桌子,撲向主席台,被執政黨立委攔住,並且由多人將其抬離主席台前。

節目女主播形容女立委被抬走的情況是「就如同電影《波希米亞狂想曲》中,英國Queen樂團主唱Freddie Mercury在1985年溫布利球場舉行的『拯救生命』演唱會中,被熱情的歌迷抬起來一樣」。

以上說法都OK,可是最後主播講了一句:「但是重量不一樣」。

這就是標準的「多餘的最後一句話」,很明顯的在嘲諷在野黨女立委的體重。

讀者們有了這個概念以後,平常多注意一點,就會發覺這種現象經常出現。那麼,自己就要小心,盡量避免說出「多餘的最後一句話」。

結語

大部分人都認為自己是千里馬,但為什麼沒有伯樂願意給自己機會呢?通常我們會歸咎於自己的命不好、運不好,是這樣嗎?

這一系列的文章就在告訴讀者們,每個人都可以成為千里馬;找不到伯樂不是運氣的問題,首先你要問自己:知道千里馬該做哪些事、不該做哪些事嗎?

這篇文章的重點,就是要明白,會給伯樂留下壞印象的,通常都是一些小事;千里馬往往不認為這些小事很重要,但是伯樂不這麼想。

這些小事、瑣事、雜事發生的時候,才是真正讓伯樂,留下深刻印象的「真實的一剎那」。

受限於文章的篇幅,我只能列舉一些經常看到的「真實的一剎那」,給讀者們參考。讀完了這篇文章,你可以開始回想了:自己做過哪些千里馬不該做的事情嗎?